Które z moich danych będą gromadzone?
Gromadzone będą wyłącznie dane, które umożliwią pracownikom partnerów projektu OUT-DOOR wykonywanie zadań określonych w umowie o dofinansowanie. Dotyczy to w szczególności szkoleń, warsztatów, wykładów i procesów uczenia się, a także badań ewaluacyjnych projektu OUT-DOOR.
W ramach konsorcjum OUT-DOOR przeprowadzono rygorystyczną dyskusję w celu ograniczenia ilości i rodzaju gromadzonych danych do rozsądnego minimum. Wśród nich są
- Dane osobowe (Anonimowe. Identyfikatory osobowe są przechowywane, w miarę możliwości, oddzielnie od innych danych)
- Ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane notatki sporządzane przez badaczy, trenerów i ekspertów w trakcie trwania projektu (wykorzystywane podczas realizacji projektu dla każdego uczestnika; dowody interwencji uczestników; umożliwiające płynne przekazywanie informacji z jednej fazy do następnej).
- Wypowiedzi pisemne i ustne (np. w wywiadach – tylko za wyraźną zgodą).
- Wdrożone kwestionariusze i ankiety do oceny i badań jakościowych.
- Fotografie i klipy wideo (wykorzystywane do (a) projektu OUT-DOOR, (b) osobistych wspomnień oraz do (c) dokumentacji, rozpowszechniania i promocji projektu OUT-DOOR.
Podstawa prawna / zgodność z prawem
Zgodnie z RODO – ustawą o ochronie danych osobowych, projekt OUT-DOOR gromadzi i przetwarza opisane rodzaje danych użytkownika
- za Twoją zgodą;
- abyśmy mogli komunikować się z Tobą i informować Cię o projekcie OUT-DOOR,
- w uzasadnionym interesie prowadzenia działań promocyjnych, upowszechniających, zapewniających jakość i badawczych zgodnie z umową o dotację.
Każdy z partnerów projektu OUT-DOOR przeprowadza obecnie ocenę wpływu na ochronę danych.
Co stanie się z danymi zebranymi w ramach projektu OUT-DOOR?
Wszystkie dane osobowe będą pseudonimizowane i, w miarę możliwości, anonimizowane zgodnie z RODO i wytycznymi etycznymi ustalonymi przez konsorcjum OUT-DOOR. Twoje dane będą oznaczone unikalnym numerem uczestnictwa i dołożymy wszelkich starań, aby zachować oddzielne identyfikatory, takie jak imię i nazwisko lub adres e-mail. Dane będą dostępne tylko dla niewielkiej grupy pracowników partnerów OUT-DOOR, którzy podpisali oświadczenie o ochronie danych.
Konsorcjum OUT-DOOR przyjmuje proaktywne podejście do prywatności. Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanych procesów decyzyjnych. Organizacje konsorcjum OUT-DOOR zobowiązują się do traktowania Twoich danych osobowych w sposób absolutnie poufny, wykorzystując je wyłącznie do statutowych niekomercyjnych celów projektu OUT-DOOR zgodnie z umową o finansowaniu. Dotyczy to w szczególności projektowania, prowadzenia i oceny szkoleń, warsztatów, wykładów i procesów uczenia się, a także badań ewaluacyjnych wszystkich faz OUT-DOOR.
Anonimowe wyniki badań zostaną podsumowane w raportach z projektów, artykułach w czasopismach, prezentacjach i innych akademickich i publicznych wynikach badań. Cytaty lub kluczowe ustalenia będą zawsze anonimowe we wszelkich formalnych wynikach, chyba że uzyskamy uprzednią i wyraźną pisemną zgodę na przypisanie imienia i nazwiska.
Zdjęcia i wideo
Ilekroć osoby fizyczne mogą zostać zidentyfikowane na podstawie ich wizerunku, zastosowanie mają przepisy o ochronie danych. W takich sytuacjach należy przestrzegać praw osób fizycznych do gromadzenia i wykorzystywania ich wizerunków – muszą one zostać poinformowane, gdy ich wizerunek zostanie rozpoznany lub przechwycony, a przed wykorzystaniem wizerunku w jakikolwiek sposób należy znaleźć podstawę prawną.
Zdjęcia pojedynczych osób i upozowanych grup: Robiąc zdjęcia konkretnej osobie, które możesz chcieć opublikować online, możesz użyć „uzasadnionego interesu”, „zgody” i „zobowiązania umownego” jako podstawy prawnej. Pamiętaj, że zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie i będziesz musiał odpowiednio zareagować.
Zdjęcia tłumu: jeśli zdjęcia tłumu są robione podczas wydarzenia i nie można zidentyfikować osoby, wówczas nie jest konieczne posiadanie podstawy prawnej do robienia, wyświetlania lub publikowania zdjęcia. Dotyczy to wszystkich osób, studentów i pracowników, których zdjęcia są przypadkowymi szczegółami, na przykład w scenach tłumu na porankach, konferencjach i ogólnie na kampusie. Jeśli zdjęcia są robione na konferencji, gdzie osoby mogą zostać zidentyfikowane nawet w scenach tłumu, wówczas podstawą prawną jest „uzasadniony interes”. Monitorujemy, gdzie wykorzystywane są Twoje zdjęcia i przechowujemy je przez okres do dziesięciu lat.
W jaki sposób moje dane będą przechowywane i przetwarzane?
Oficjalne organizacje konsorcjum OUT-DOOR będą przechowywać, przetwarzać i wykorzystywać dane osobowe wyłącznie do celów statutowych niekomercyjnych działań w ramach projektu OUT-DOOR i zgodnie z europejskim ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).
Organizacje tworzące konsorcjum OUT-DOOR wdrażają specjalnie opracowane zasady, aby zapobiec nieautoryzowanemu lub niewłaściwemu dostępowi do tych informacji. Wszystkie nieprzetworzone dane elektroniczne będą przechowywane na chronionej hasłem platformie OUT-DOOR o ograniczonym dostępie. Dokumenty drukowane (np. podpisane dokumenty, ankiety papierowe) będą bezpiecznie przechowywane przez pracownika partnera OUT-DOOR (właściwego dla Twojego kraju).
Przechowywanie danych
Konsorcjum OUT-DOOR będzie przechowywać nieprzetworzone dane osobowe (np. prawdziwe imiona i nazwiska, nagrania wywiadów) tylko tak długo, jak będzie to konieczne, tj. do końca okresu finansowania projektu OUT-DOOR, czyli do listopada 2026 roku.
Odpowiednio zanonimizowane i przetworzone zestawy danych zostaną zachowane po zakończeniu okresu finansowania projektu OUT-DOOR w celu udostępniania danych – lub podobnego depozytu danych zgodnego z RODO – na potrzeby przyszłych etycznie zatwierdzonych badań.
Udostępnianie danych stronom trzecim
Wewnętrzne udostępnianie danych (tj. w ramach jednej organizacji partnerskiej OUT-DOOR) i zewnętrzne udostępnianie danych (tj. między organizacjami partnerskimi OUT-DOOR) danych osobowych uczestników jest ograniczone do minimum i stale sprawdzane pod kątem konieczności i proporcjonalności oraz jest przeprowadzane wyłącznie w celu realizacji działań niekomercyjnych określonych w umowie o finansowanie projektu OUT-DOOR.
Organizacje partnerskie OUT-DOOR wykorzystują partnerów wewnętrznych i zewnętrznych do komunikowania się i promowania swoich działań w imieniu OUT-DOOR. W związku z tym Twoje dane osobowe/wizerunek mogą być udostępniane agencjom partnerskim zaangażowanym w promowanie innowacyjnej edukacji. Twój wizerunek może być również wykorzystywany na platformach stron trzecich, na których obecny jest projekt OUT-DOOR. Obecnie obejmuje to Facebook i LinkedIn. Jeśli Twój wizerunek zostanie wykorzystany online, będzie to nieuchronnie podlegać międzynarodowemu transferowi danych, a my możemy również udostępniać Twoje dane fotograficzne agencjom (np. Facebook) działającym poza Europą. Jeśli podasz informacje umożliwiające identyfikację, zwrócimy się do Ciebie o zgodę na publikację tych identyfikujących danych osobowych.
Żądania policji lub organów ścigania: Konsorcjum OUT-DOOR nie jest prawnie zobowiązane do przekazywania informacji policji, chyba że otrzyma nakaz sądowy. Jednak organizacje partnerskie OUT-DOOR zazwyczaj decydują się na ujawnienie informacji, gdy policja lub inne organy ścigania mogą wykazać, że brak ujawnienia może zagrozić zapobieganiu/wykryciu przestępstwa lub zatrzymaniu/ściganiu przestępców.
Administrator danych
Administratorem danych zebranych w ramach projektu OUT-DOOR jest Politechnika Łódzka (zgodnie z definicją zawartą w ogólnym rozporządzeniu UE o ochronie danych (rozporządzenie (UE) 2016/679).
Do kogo mogę się zwrócić z pytaniami i skargami?
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące udziału w projekcie OUT-DOOR lub badań w ramach projektu OUT-DOOR, skontaktuj się z Politechniką Łódzką(iod@adm.p.lodz.pl).
Aby uzyskać ogólne informacje na temat wykorzystywania i ochrony danych przez Politechnikę Łódzką odwiedź stronę: https://p.lodz.pl/en
Jeśli chcesz złożyć formalną skargę dotyczącą badania, skontaktuj się z Politechniką Łódzką pod adresem iod@adm.p.lodz.pl. W wiadomości prosimy o podanie tytułu projektu i szczegółowego charakteru skargi.
Dostępność
Na życzenie możesz otrzymać ten dokument w formie nagrania, w alfabecie Braille’a, w wersji drukowanej oraz w różnych formatach komputerowych. W takim przypadku skontaktuj się z Anną Laską-Leśniewicz, anna.laska@p.lodz.pl (koordynator projektu).
Aktualizacje dokumentu
W przypadku zmian w OUT-DOOR, które mają wpływ na procesy opisane w niniejszym Powiadomieniu o bezpieczeństwie i naruszeniu informacji dla uczestników, dokument ten zostanie zaktualizowany, a wszyscy obecni uczestnicy OUT-DOOR zostaną o tym powiadomieni.